VIRTUAL EVENT PRAMUKA : TATA KELOLA & ORGANISASI PELAKSANA

 


 

PENGANTAR

Vietual event dapat dilaksanakan dengan cara sederhana misalnya webinar, diskusi daring, pelatihan online dsb, hingga dilaksanakan dengan materi yang cukup komplek – multi sessi – multi point seperti Pesta Saiaga, Jambore, Raimuna, Perkemahan Wirakarya, Upacara Hari Pramuka, Upacara Ulang Tahun Gudep, dsb. Tentu semakin sederhana acara akan semakin sederhana pula tata kelola dan pengorganisasian tim pelaksana, sebaliknya semakin komplek acara akan membutuhkan pula tata kelola yang lebih komplek dan tim pelaksana yang lebih banyak.

untuk dapat menyajikan sebuah virtual event yang menarik, multi sessi (beragam acara), multi point (disiarkan dari beragam tempat dimana partisipan berada), dibutuhkan tata kelola yang membedakan penanganan fungsi-fungsi tertentu. Fungsi-fungsi tersebut selanjutnya disususn dalam sebuah struktrur organisasi sesuai kebutuhan. Makin sederhana virtual event memungkinkan beberapa fungsi digabung menjadi satu dan ditangani oleh satu unit organisasi sehingga strukturnya makin simple. Sebaliknya makin komplek acara virtual eventnya membutuhkan fungsi-fungsi yang dikelola secara khusus sehingga organisasinya makin besar.

 FUNGSI-FUNGSI DALAM TATA KELOLA VIRTUAL EVENT

Fungsi-fungsi dalam tata kelola penyelenggaraan Virtual Event Pramuka  terdiri dari fungsi umum seperti bendara, skretariat, perlengkapan, transportasi, kerjasmaa dan kemitraan, dsb, juga terdapat fungsi-fungsi khusus seperti :

a.  Fungsi perencanaan konten kreatif, yaitu fungsi yang merancang aspek-aspek strategis acara seperti judul acara, tagline, logo, tujuan, lagu tema, konten dan rundown acara,  pengisi acara – narasumber – partisipan, waktu dan durasi penyelenggaraan, monitoring dan eveluasi penyelenggaraan, dsb. Fungsi ini dapat dikatakan sebagai fungsi penyiapan “konsep kreatif”

b. Fungsi Produksi konten, rekrutmen narasumber dan partisipan, yaitu fungsi yang melaksanakan proses produksi dan pasca produksi konten acara, rekrutmen dan tampilan narasumber, rekrutmen dan tampilan partisipan, dan berbagai aspek penyiapan dan produksi konten lainnya. Fungsi ini dapat dikatakan sebagai fungsi “Produksi Konten Kreatif”

c.  Fungsi Penyiaran Infrastruktur IT, fungsi yang melaksanakan analisis kebutuhan dan pengadaan peralatan IT untuk mendukung konsep acara yang disiapkan. Fungsi ini dapat dikatakan sebagai fungsi penyiapan peralatan untuk mendukung konsep vertual event yang telah disusun dengan menyiapkan perangkat keras untuk dukungan  sistem video (kemera, laptop, pc), sistem audio (mik, audio mixer, dll) dan sistim streaming.

d.  Fungsi Creative Presentation, fungsi yang merancang dan melaksanakan konsep presentasi atau “on air look” tayangan virtual event agar menarik, interaktif dan artistic. Fungsi ini dapat dikatakan sebagai fungsi yang menyiapkan tampilan presenter di studio (host), grafis opening, grafis bumper (transisi antar acara), template grafis, logo on air termasuk penggunaan software broadcasting seperti OBS (open source) maupun yang berbayar seperti VMIX, WIRECAST, dsb.

e.  Fungsi Promosi, Kerjasama dan Kemitaraan, fungsi yang merancang dan melaksanakan promosi acara melalui berbagai platfom media sosial, termasuk menjalin kerjasama dan kemitraan dengan berbagai pihak untuk memperoleh dukungan.

ORGANISASI PELAKSANA VIRTUAL EVENT

Dalam menyusun organisasi pelaksana virtual event ada dua hal yang harus diperhatikan. Pertama besar kecil atau komplek tidaknya acara. Kedua harus dipastikan semua fungsi-fungsi di atas ada yang menangani.  Jika acaranya sederhana maka system oraganisasi pelaksana juga harus sederhana, ramping dan tidak perlu banyak orang, contoh bentuk organisasi virtual event yang sederhana :

 

Contoh Model Struktur Organiasi Pelaksana Virtual Event Pramuka

Contoh model di atas bisa lebih disederhanakan lagi, misalnya dengan menggabungkan Bidang Program, Produksi dan Presentasi menjadi satu Bidang serta menggabungkan Bidang Peralatan IT dengan Sarana Umum. Juga dapat dikembangkan lagi jika virtual event yang dilaksanakan bersifat besar dan komplek, misalnya memecah Bidang Program dan Promosi dengan Bidang Program berdiri sendiri, Bidang Promosi juga berdisi sendiri. Termasuk juga memecah Bidang Produksi dan Presentasi. Intinya struktur disusun bergantung kebutuhan, yang penting fungsi-fungsi yang ada harus ada yang menangani. Hal itu karena jika masing-masing fungsi yang ada ditangani dengan baik,  akan menjadi salah satu kunci sukses virtual event yang diselenggarakan.

Tks. Selamat Berlatih. Salam Pramuka.

Ditulis oleh : Anis Ilahi Wh 

 

Topik Terkait  :

Virtual Event Model Latihan Pramuka di Era Pandemi

Jenis-jenis Format Konten Virtual Event Pramuka  yang Menarik dan Edukatif

Komentar

Postingan populer dari blog ini

SKK & TKK Wajib Pramuka Siaga (10 Jenis)

SKK & TKK Wajib Penegak/Pandega (Bagian 1 : 5 dari 10 Jenis SKK & TKK Wajib)

Tanda-tanda Jejak