VIRTUAL EVENT : MODEL KEGIATAN PRAMUKA DI ERA PANDEMI

 

 

PENGANTAR

Upaya mengatasi Pandemi Covi19,  salah satunya dilakukan dengan pembatasan sosial.  Upaya ini  melahirkan trend baru yaitu penggunaan media digital sebagai sarana pertemuan online. Berbagai pihak dan organisasi telah menyelenggarakan kegiatan online sebagai salah satu cara agar program terus bisa berjalan di tengah pembatasan sosial. Kegiatan online semacam ini disebut pula sebagai “virtual event”.

Mengutip wikipedia.org, virtual event adalah  acara virtual atau  acara online yang melibatkan orang-orang berinteraksi dalam lingkungan virtual di web , daripada bertemu di lokasi fisik. Acara virtual biasanya merupakan acara online multi-sesi yang sering menampilkan webinar dan webcast . Mereka sangat interaktif, sering kali bertujuan untuk menciptakan pengalaman yang semirip mungkin dengan rekan fisik mereka.

Banyak ragam virtual event yang diselenggarakan oleh berbagai lembaga dan organisasi seperti pameran online, job fair online, wisata online, webinar, kuliah umum, wisuda, perpisahan, konser dari rumah, hingga hybrid event atau kegiatan yang mencampurkan antara online (daring) dengan offline  (luring).

 

VIRTUAL EVENT &  KEGIATAN PRAMUKA

Pendidikan kepramukaan memiliki  banyak bentuk kegiatan dan pelatihan, yang tidak dapat berlangsung secara tatap muka, karena adanya kebijakan pembatasan sosial sebagai salah satu upaya mengatasi penyebaran Covid 19. Meskipun tidak seluruh kegiatan dan pelatihan pramuka dapat diselenggarakan secara virtual namun ada beberapa jenis kegiatan yang bersifat massal yang dapat diselenggarakan dengan model virtual event.

Sifat virtual event yang dapat dikemas dengan multi sessi dan memanfaatkan teknologi distribusi (penyiaran) dan produksi berbasis audio visual, sangat menarik digunakan untuk mengemas kegiatan kepramukaan yang bersifat massal. Kegiatan seperti  Pesta Siaga, Jambore, Raimuna, Persami Virtual, Gelang Ajar, Karang Pamitran, Pertemudan dan Rapat Organisasi hingga Penjelajahan dan Widegames virtual, dapat dikemas dengan model virtual event.

 

TAHAPAN DAN PROSES PENYIARAN VIRTUAL EVENT

Penyelenggaraan virtual event agar menarik, indah dilihat, interaktif dan dapat mencapai tujuan pembinaan atau pelatihan harus direncanakan dan dikelola dengan tahapan-tahapan yang benar. Virtual event pada dasarnya hampir sama dengan merancang dan menyajikan acara televisi yang disiapkan di studio dan ditonton pemirsa di rumah. Prinsip-prinsip programming, promosi, produksi dan penyiaran TV dapat digunakan untuk membantu merancang dan menyajikan virtual event yang menarik.

Atas dasar hal di atas maka tahapan perancangan dan pelaksanaan virtual event untuk kegiatan kepramukaan kurang lebih terdiri dari :

1. Tahap  Desain Program : merancang format, tujuan, materi, nara sumber, dan aspek-aspek strategis lainnya agar virtual event yang digagas tetap focus untuk mencapai tujuan pendidikan kepramukaan.

2. Tahap Branding dan Promosi : merancang identitas dan citra program virtual event dengan segenap elemen-elemenya seperti judul, tagline, lagu tema (jika ada), logo, dsb, serta merancang dan melaksanakan promosi program di berbagai media sosial baik denga format audio visual, audio, photo, meme, infografis, dsb.

3. Tahap desain partisipan dan narasumber :  merancang siapa dan berapa partisipan yang akan dilibatkan, jenjang apa, bagaimana model partisipasinya, bagaimana cara tampil dan siapa nara sumber yang dipilih, acara yang digagas dapat dinikmati atau diikuti oleh target audiens siapa saja di luar anggota Gerakan Pramuka, dsb.

4.  Tahap desain kreatif scheduling : merancang berapa jam virtual event akan dilaksanakan (disarankan tidak lebih dari 3 jam – jika lebih sebaiknya dipecah menjadi dua sesi, misalnya sesi pagi dan sesi sore, dsb), merancang penempatan tiap segmen acara dengan menggunakan elemen-elemen flow acara (dramaturgi) yang disusun dalam bentuk urutan acara (rundown) dengan mempertimbangkan mana acara yang tepat unduk pendahuluan, mana yang ditengah dan mana yang tepat untuk puncak acara. Virtual event yang menarik jika tiap segmen mampu menyajikan “kejutan-kejutan artistic” sehingga partisipan mampu terus bertahan ikut serta.

5. Tahap desain kreatif “on air presentation” :  Merancang artistic visual yang menarik seperti tata artistic studio utama sebagai hotst,  opening program, model tampilan presenter, logo, bumper, nama (title) pengisi acara, music ilustrasi, model reportase, dsb. Termasuk dalam hal ini adalah merancang tampilan penggunaan penyiaran multi platform yang mengkombinasikan antara platform zoom, googlemet dkk dengan youtube, Instagram, Fb, twitter, dsb.

6. Tahap desain kreatif produksi konten acara : merancang teknis dan standar produksi konten atau konten yang akan disiarkan secara langsung. Tiap partisipan yang akan diminta untuk mengisi segmen sebaiknya di brifing terlebih dahulu, diberi acuan teknis, dan acuan standar artistic yang harus dipenuhi. Hal ini agar semua materi yang tampal memiliki standar teknis dan estetik yang sama.

7. Tahap desain infrastruktur IT : merancang kebutuhan infratsruktur IT baik untuk keperluan ptoduksi seperti system kamera, system audio, tata lampu dan keperluan streaming seperti laptop, pc yang memenuhi standar dan dapat terkoneksi (melakukan live streaming) secara berkualitas pada platform zoom, googlemeet, dkk, dan platform medsos seperti youtube, fb, Instagram, twitter, dsb.

8.  Sponsorship dan kemitraan : tahap merancang dan mencari dukungan sponsor dan mitra terhadap kegiatan yang diselenggarakan. Virtual event yang berbasis audio visual sangat menarik bagi para mitra yang mempormosikan produknya, potensi ini harus bisa dimanfaatkan secara optimal.

 Tks. Salam Pramuka. Ditulis oleh : Anis Ilahi Wh  

 

Topik berikutnya :

 

Komentar

Postingan populer dari blog ini

SKK & TKK Wajib Pramuka Siaga (10 Jenis)

SKK & TKK Wajib Penegak/Pandega (Bagian 1 : 5 dari 10 Jenis SKK & TKK Wajib)

Tanda-tanda Jejak