Sistim Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka : Tulisan yang Bersifat Mengatur dalam bentuk "Juknis, SPK &Surat Tugas"

I. PENGERTIAN DAN JENIS

Tulisan dinas yang bersifat mengatur adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan. Naskah dinas dimaksud berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, dan naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas.

1. Keputusan & Surat Keputusan
2. Petunjuk Penyelenggaraan. & Petunjuk Pelaksanaan (Jukran & Juklak)
3. Petunjuk Teknis, Surat Perintah Kerja & Surat Tugas.
4. Kesepakatan Bersama.
5. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
6. Perjanjian Kerjasama.

II. PETUNJUK TEKNIS (JUKNIS)

a. Pengertian.

• Petunjuk Teknis disingkat Juknis adalah tulisan dinas pengaturan yang memuat  hal-hal yang berkaitan dengan teknis kegiatan, tidak menyangkut wewenang dan  prosedur.
• Pengesahan juknis dilampirkan dalam surat keputusan (SK).

b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.

• Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani juknis adalah ketua kwartir.

c. Wewenang pembuatan/pengolahan:

•  Juknis serendah-rendahnya dibuat/dikeluarkan oleh kwartir ranting;
•  Penomoran juknis diatur sesuai dengan penomoran SK;
•  Distribusi juknis sesuai dengan kwartir yang menerbitkan SK tersebut
•  Bentuk juknis mengacu pada bentuk jukran; dan
•  Pembuatan/pengolahan juknis merujuk pada juknis kwartir di atasnya.

d. Susunan.

1) Kepala.

•  Lampiran, nomor dan tanggal keputusan juknis dicantumkan di sebelah kanan  atas.
• Tulisan “PETUNJUK TEKNIS” ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah  atas.
• Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah tulisan “PETUNJUK TEKNIS” ditulis  dengan huruf kapital;
• Rumusan “JUDUL” PETUNJUK TEKNIS” ditulis dengan huruf kapital simetris di  bawah tulisan “TENTANG”.

2) Isi.

• “Pendahuluan” berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud, tujuan, ruang  lingkup/tata urut, dan pengertian.
•  Materi juknis.
• Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan  alamat pembuat juknis yang diajukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka  yang akan menyampaikan saran penyempurnaan.

3) Penutup

• Nama jabatan ketua kwartir yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital,  diakhiri dengan tanda baca koma.
• Tanda tangan.
• Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
• Stempel/cap kwartir.

e. Distribusi: 

menggunakan daftar distribusi yang berlaku.

f. Bentuk

•  Bentuk Juknis  pada umumnya dirumuskan dalam beberapa Bab seperti tercantum pada contoh jukran.

III. SURAT PERINTAH KERJA (SPK)

a. Pengertian

• Surat Perintah Kerja adalah tulisan dinas yang memerintahkan seseorang pimpinan dalam sebuah kwartir yang berbadan hukum atau perusahaan yang berbadan hukum (PT, CV, danKoperasi), untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang ditentukan waktunya.

b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan.

• Surat Perintah Kerja dibuat dan ditandatangani oleh yang berwenang minimal oleh Sekretaris Jenderal atau Sekretaris Kwartir.

c. Susunan

1). Kepala 

•  Kop kwartir.
•  Kata surat perintah kerja.
•  Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah kerja.
•  Dari, kepada, perihal, dan jumlah biaya.

2) Isi

•  Isi memuat: spesifikasi, tempat penyerahan, waktu penyerahan, pembayaran.

3) Penutup

• Tempat dan tanggal surat tugas.
• Pejabat yang berwenang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital,  diakhiri dengan tanda baca koma.
• Tanda tangan yang berwenang memerintahkan.
• Nama lengkap yang menandatangani.

4) Contoh Penulisan SPK (klik untuk memperbesar contoh gambar SPK)

IV. SURAT TUGAS

a. Pengertian

• Surat Tugas adalah tulisan dinas yang ditujukan kepada seorang atau beberapa orang pimpinan, andalan/badan pelaksana kwartir/anggota Gerakan Pramuka, memuat apa yang harus dilaksanakan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.

• Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, dan tanggungjawab.

c. Susunan

1) Kepala

•  Kop kwartir.
•  Kata surat tugas ditulis dengan huruf kapital.
•  Nomor surat berada di bawah tulisan surat tugas.

2) Isi

• Konsiderans meliputi “pertimbangan” dan/atau “dasar”. Pertimbangan memuat  alasan/tujuan ditetapkan surat tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan yang  dijadikan landasan ditetapkan surat tugas tersebut;
• Diktum dimulai dengan kata “menugaskan” ditulis dengan huruf kapital  dicantumkan pada posisi tengah, diikuti kata “kepada” di tepi kiri serta nama dan  jabatan karyawan yang mendapat tugas. Di bawah “kepada” ditulis “untuk” disertai  tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

3) Penutup

• Tempat dan tanggal surat tugas.
• Pejabat yang berwenang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma.
• Tanda tangan yang berwenang menugaskan.
• Nama lengkap yang menandatangani.
• Cap/stempel kwartir

4) Distribusi dan Tembusan.

• Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas;
• Tembusan disampaikan kepada pimpinan kwartir terkait/pimpinan instansi terkait.

5) Hal yang perlu diperhatikan.

• Bagian konsiderans memuat “pertimbangan” atau “dasar”;
• Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan dimasukkan  dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, jabatan dan  keterangan;
• Pada dasarnya surat tugas ditetapkan oleh atasan pegawai yang mendapat tugas,  kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang  tertulis untuk menetapkan surat tugas untuk diri sendiri;
• Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

6) Contoh Penulisan Surat Tugas  (klik untuk memperbesar gambar surat tugas)

Lihat entry/topik terkait :

• Keputusan & Surat Keputusan
• Petunjuk Penyelenggaraan. & Petunjuk Pelaksanaan (Jukran & Juklak)
• Petunjuk Teknis, Surat Perintah Kerja (SPK) & Surat Tugas.
• Kesepakatan Bersama.
• Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
• Perjanjian Kerjasama.

Sumber :
LAMPIRAN II KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN RAMUKA NOMOR 162.A TAHUN 2011 TENTANG PETUNJUK PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA