A. PENGERTIAN DAN JENIS
Tulisan dinas yang bersifat mengatur adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan. Naskah dinas dimaksud berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, dan naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas.
- Keputusan & Surat Keputusan
- Petunjuk Penyelenggaraan.
- Petunjuk Pelaksanaan.
- Petunjuk Teknis.
- Surat Perintah Kerja.
- Surat Tugas.
- Kesepakatan Bersama.
- Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
- Perjanjian Kerjasama.
I. KEPUTUSAN
a. Pengertian.
- Keputusan disingkat Kep adalah tulisan dinas yang memuat kebijakan pokok (basic policy) organisasi Gerakan Pramuka, bersifat umum berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota/badan dalam lingkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar bagi tulisan dinas lainnya yang mempunyai persoalan yang sama.
- Keputusan digunakan untuk mengesahkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka, Rencana Strategik (Renstra), Organisasi dan Tatakerja (Orta), Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja (Progja).
b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.
- Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan tentang Rencana strategik (Renstra), Organisasi dan Tatakerja (Orta), Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja (Progja) adalah Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka. sedangkan penetapan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka dilaksanakan oleh Musyawarah Nasional Gerakan Pramuka dan penandatangan keputusan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka dilaksanakan oleh Presidium Musyawarah Nasional Gerakan Pramuka tersebut.
c. Penomoran
- Dilakukan dengan sistem nomor urut, yang dimulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup pada tanggal 31 Desember setiap tahunnya.
- Cara penomoran keputusan secara lengkap adalah sebagai berikut: a) Nomor urut, b) Angka tahun
Contoh:
Keputusan yang dikeluarkan pada tahun 1999 dengan nomor urut 9, penulisan menjadi
NOMOR: 9 TAHUN 1999.
d. Distribusi
- Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan dan/atau kepada pejabat-pejabat yang terkait dengan keputusan.
- Apabila terdapat banyak alamat yang dituju, diadakan kode-kode distribusi tertentu untuk menghindari tiap kali menyebutkan secara lengkap semua alamat itu. Tetapi untuk alamat pengiriman di sampul masing-masing harus ditulis nama/jabatan lengkap yang dituju.
- Kode-kode distribusi dibuat/ditentukan oleh masing-masing pejabat yang diserahi tugas di bidang administrasi kwartir.
- Distribusi serta memperbanyak keputusan dilakukan oleh penandatangan otentikasi dan/atau pejabat yang diserahi tugas di bidang administrasi kwartir.
e. Otentikasi/pengabsahan
- Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab di bidang administrasi.
- Pengabsahan dicantumkan di bawah tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartir yang bersangkutan.
f. Bentuk Keputusan dapat dibagi menjadi 5 bagian terdiri atas:
1) Kepala.
- Kop Kwartir.
- Kata “KEPUTUSAN” dan “NAMA KWARTIR” ditulis dengan huruf kapital.
- “NOMOR” keputusan ditulis dengan huruf kapital.
- Kata penghubung “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital.
- "JUDUL KEPUTUSAN” ditulis dengan huruf kapital.
- Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans
- “Menimbang” adalah konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya ditetapkan keputusan.
- “Mengingat” adalah konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka yang relevan dengan judul keputusan, sebagai dasar pengeluaran keputusan.
3) Diktum.
- Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN:” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca “titik dua (:)”, diikuti kata “Menetapkan” di tepi kiri.
- Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata “Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital
4) Isi.
- Isi memuat semua substansi kebijakan yang akan diatur dalam keputusan, terdiri atas ketentuan umum, materi pokok, dan ketentuan penutup.
- Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan yang lainnya.
- Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
5) Penutup
- Tempat (kota sesuai dengan alamat kwartir) dan tanggal penetapan keputusan.
- Jabatan ketua kwartir yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca “koma”.
- Tanda tangan ketua kwartir yang menetapkan keputusan.
- Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital.
g. Hal yang perlu diperhatikan
- Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.
II. SURAT KEPUTUSAN
a. Pengertian
Surat Keputusan disingkat SK adalah tulisan dinas yang mengatur kebijakan pelaksanaan
dari kebijakan pokok, digunakan untuk:
- Menetapkan atau mengubah status personil/materiil.
- Mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis.
- Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan kwartir Gerakan Pramuka
- Menyerahkan wewenang tertentu.
- Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarnas, penandatanganan oleh Ketua Kwamas.
- Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarda, penandatanganan oleh Ketua Kwarda.
- Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarcab, penandatanganan oleh Ketua Kwarcab.
- Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarran, penandatanganan oleh Ketua Kwarran.
- Penomoran SK sama dengan penomoran keputusan.
- dilakukan oleh pejabat yang diserahi tugas di bidang adminisrasi kwartir dengan mengikuti ketentuan distribusi keputusan.
- Pengabsahan merupakan suatu pemyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu SK telah dicatat dan diteliti, sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab di bidang administrasi.
- Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartir yang bersangkutan.
1) Kepala
- Kop kwartir
- Kata “SURAT KEPUTUSAN“ dan “NAMA KWARTIR” ditulis dengan huruf kapital.
- “NOMOR” surat keputusan ditulis dengan huruf kapital.
- Kata penghubung “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital.
- “JUDUL SURAT KEPUTUSAN” ditulis dengan huruf kapital.
- Nama ketua kwartir yang menetapkan surat keputusan ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma.
- "Menimbang” adalah konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/ pertimbangan tentang perlunya ditetapkan keputusan.
- “Mengingat” adalah konsiderans yang memuat peraturan-peraturan yang mendasari dari terbitnya sebuah surat keputusan.
- Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN:” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), diikuti kata “Menetapkan” di tepi kiri.
- Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata “menetapkan” ditulis dengan huruf kapital.
- Khusus untuk keputusan tentang penetapan status pegawai ditambahkan pernyataan sebagai benkut: (1) “Salinan” menunjukkan para pimpinan yang berhak menerima salinannya. (2) “Petikan” disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diperhatikan. (3) “Salinan” dan “Petikan Keputusan” harus disahkan oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat kwartir yang ditunjuk satu tingkat di bawah pimpinan yang menetapkan keputusan tersebut, ditandatangani langsung dan tidak boleh dengan tanda tangan cap.
- Isi memuat semua substansi kebijakan yang akan diatur dalam keputusan, terdiri atas ketentuan umum, materi pokok, ketentuan peralihan, dan ketentuan penutup.
- Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya.
- Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh ketua kwartir yang menetapkan keputusan.
- Tempat (kota sesuai dengan alamat kwartir) dan tanggal penetapan keputusan.
- Jabatan ketua kwartir yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma.
- Tanda tangan ketua kwartir yang menetapkan keputusan.
- Nama lengkap ketua kwartir yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital.
- Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf disimpan sebagai pertinggal.
Khusus bentuk SK yang isinya untuk menetapkan dan mengubah status seseorang (personil),
bentuknya agak berbeda dengan SK personil (materiil) karena dalam diktum dicantumkan
ketentuan sebagai berikut:
- Dengan catatan: Apabila terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini, akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.
- SALINAN dari SK, tujuannya ialah agar salinan SK tersebut (bukan rekaman/foto copy /sejenis), perlu dikirimkan kepada kwartir yang dituju.
- PETIKAN dari SK disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan seperlunya.
- Catatan: (1) Bentuk “SALINAN” SK sama dengan bentuk aslinya. (2) Bentuk “PETIKAN” SK tidak sama (tidak lengkap) seperti bentuk SK aslinya.
- Keputusan (Kep) : (1) Memuat kebijakan pokok (bersifat umum). (2) Tidak didelegasikan.
- Surat Keputusan (SK) : (1) Memuat kebijakan pelaksanaan dari kebijakan pokok (penjabaran kebijakan pokok). (2) Dapat didelegasikan kepada pejabat tertentu dalam lingkungan kwartir Gerakan Pramuka.
- Petunjuk Penyelenggaraan & Petunjuk Pelaksanaan (Jukran & Juklak)
- Petunjuk Teknis, Surat Perintah Kerja (SPK) & Surat Tugas.
- Kesepakatan Bersama, Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) & Perjanjian Kerjasama.
LAMPIRAN II KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN RAMUKA NOMOR 162.A TAHUN 2011 TENTANG PETUNJUK PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA KETENTUAN DAN CONTOH ADMINISTRASI KWARTIR
Posting Komentar