Selamat Datang di ENSIKLOPEDIA PRAMUKA
go to my homepage
Go to homepage

Dec 26, 2015

Usaha Dana Pramuka (2) : Tahapan Kerja Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka

Pengantar

  1. Sukses tidaknya meraih kerjasama atau dukungan sponsor terhadap program dan kegiatan pramuka tergantung bagaimana cara mengelola kerjasama tersebut. Pihak mitra sponsor umumnya mensaratkan kerja yang tertata dan terencana rapi, dilaksanakan sesuai komitmen, dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti yang transparan dan apa adanya serta dilaporkan sesuai fakta, waktu dan standar yang ditetapkan. Hal itu karena pihak mitra sponsor harus mempertanggungjawabkan seberapa  besar “manfaat” yang diperoleh atas “dana atau dukungan” yang telah diberikan kepada kegiatan dimaksud.
  2. Agar pekerjaan kerjasama sponsorship dapat terlaksana dengan baik, berkelanjutan dan harmonis, maka pelaksanaan kegiatan sponsorship harus dikelola dengan menejemen yang baik dan berdasarkan tahapan yang baik dan tertata. Tanpa upaya itu maka kerjasama sponsorship akan berpotensi gagal dan  mengecewakan mitra sehingga kerjasama tidak berkelanjutan.
  3. Tahapan-tahapan menjalin kerjasama sponsorship terdiri dari : tahap perencanaan, tahap penjualan dan negosiasi, tahap produksi dan implementasi, tahap pertanggungjawaban dan laporan, tahap evaluasi. 
  4. Gambar tahapan kerja Sponsorship :


Tahap 1 : Perencanaan Kerjasama Spsonsorship
  1. Ada dua hal yang harus disiapkan yaitu persiapan teknis dan persiapan strategis. Persiapan teknis paling tidak berisi tujuan, target pendapatan – penjualan sponsorship (lihat entry perencanaan keuangan dan taret sponsor), potensial klien, waktu pelaksanaan, organisasi (pembagian tugas) tim sponsor,  dsb. Persiapan teknis disusun dalam sebuah proposal untuk kepentingan internal atau laporan kepada Ketua Panitia Pelaksana (lihat entry proposal teknis kegiatan sponsorship).
  2. Persiapan strategis, paling tidak berisi informasi kegiatan, keunggulan kegiatan, jenis-jenis/peluang kerjasama sponsor, harga paket sponsor, contoh-contoh media sponsor – spanduk, kaos, topi, bak sampah, dll. Persiapan strategis disusun dalam sebuah proposal “sponsorship” untuk kepentingan eksternal atau diedarkan kepada calon mitra sponsor (lihat entry : contoh pemaketan harga sponsorship kegiatan dan  juga entry : contoh proposal sponsorship).

Tahap 2 : Penjualan, Presentasi dan Negosiasi

Tahap penjualan dan negosiasi merupakan tahap mendistribusikan proposal sponsorship yang telah disusun pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang harus diketahui pada saat mendistribusikan proposal sponsor :
  1. Akan lebih baik sebelum surat dan proposal sponsorship dikirim, sudah kenal atau tahu terlebih dahulu pejabat yang berwenang mengambil keputusan sponsorship di perusahaan/lembaga yang akan dituju.  Jika sudah kenal buatlah perjanjian untuk bertemu, presentasi atau janji akan mengirim surat dan proposal. 
  2. Kirimlah surat dan proposal pada lembaga atau perusahaan yang dituju, mintalah tanda terima surat dan proposal yang dikirim. Tanda terima berisi : siapa yang menerima, tanggal terima, kontak/telp/email yang bisa dihubungi untuk konfirmasi.
  3. Tindaklanjuti surat yang sudah dikirim yaitu  menanyakan surat sudah sampai mana, apa keputusan pimpinan, kapan bisa presentasidsb. Tindak lanjut bisa melalui konfirmasi telepon, mendatangi calon mitra, atau cara-cara lainnya misalnya minta bantuan orang yang berpengaruh, dsb.
  4. Jika diundang untuk presentasi berarti mitra sponsor sudah mulai berminat,  siapkan presentasi dengan baik, menarik dan meyakinkan.
  5. Lakukan negosiasi jika mitra sponsor sudah tertarik, jangan terlalu kaku, cari jalan tengah. Sudah lazim kalau mitra sponsor akan meminta kompensasi sebanyak-banyaknya dengan harga semurah-murahnya. Tawar menawar dan negosiasilah dengan baik dan fair.
  6. Jika negosiasi sudah deal atau sepakat, siapkan kontrak kerjasama yang mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak termasuk cara dan jadwal pembayaran.
  7. Lakukan kordinais pada saat produksi dan implementasi sponsorship dengan mitra sponsor agar tidak terjadi kesalahan baik dalam proses produksi maupun pemasangan/penggunaan media sponsor. Mitra kerja sering tidak mau mambayar jika ada kesalahan produksi media sponsor yang tidak sesuai komitmen.

Tahap 3 :  Produksi dan Implementasi
  • Tahap Produksi dan Implementasi adalah tahap melaksanakan hal-hal yang sudah disepakati antara Panitia Kagiatan yang diwakili oleh Tim Sponsor dengan Mitra Sponsor. Hal terbaik yang dilakukan adalah apa yang disepakti harus dilakukan atau diimplementasikan. Misalnya sebuah lembaga/perusahaan menyepakati menyeponsori  Raimuna Ranting, sbb :

  • Dari contoh paket di atas maka materi yang harus diproduksi adalah kaos, spanduk, umbul-umbul, dan tenda kerucut untuk pameran. Tim Produksi harus membuat materi tersebut dengan spesifikasi jumlah, bentuk, warna, model, ukuran sesuai kesepakatan dengan sponsor. Setelah selesai diproduksi maka harus didistribusikan atau dipasang sesuai kesepakatan baik lokasi, lama waktu maupun jumlah pemasangannya, kadang juga ada yang minta tinggi rendahnya tempat pemasangan.

Tahap 4 : Pertanggungjawaban dan Laporan
  • Sejumlah mitra sponsor umumnya meminta laporan pertanggungjawaban atas pekerjaan sponsorship yang terlah dilaksanakan. Bahkan beberapa mitra sponsor menjadikan laporan pertanggungjawaban sebagai syarat pencairan dana sponsorship. Oleh sebab itu Panitia atau Tim Sponsor berkewajiban menyusun laporan kepada mitra sponsor. Laporan pertanggungjawaban ke mitra sponsor secara garis besar dibagi menjadi dua, pertama “laporan singkat penyelenggaraan kegiatan” dan kedua, "laporan kegiatan sponsorship dari mulai perencanaan, produksi, implementasi hingga selesai". Laporan disertai dengan foto-foto sebagai bukti, termasuk foto spanduk atau umbul2 yang terpasang, kaos dan topi yang dipakai panitia, dan berbagai jenis pemasangan media sponsor lainnya sesuai perjanjian.
Tahap 5 :  Evaluasi

Tahap evaluasi dilaksanakan untuk menilai proses, kekurangan, keberhasilan, dan hambatan-hambatan yang terjadi. Evaluasi lebih bersifat untuk kepentingan internal panitia dan digunakan untuk perbaikan di masa datang. Evaluasi dapat dilakukan dengan cara :
  • Membandingkan antara target, misalnya target sponsor  10 juta rupiah. Kalau tercapai apa faktor suksesnya, kalau tidak tercapai apa faktor penghambatnya.
  • Pelayanan pada mitra, apakah sudah sesuai komitmen apa belum, faktor suksesnya apa faktor penghambatnya apa.
  • Manfaat bagi kegiatan, apakah sponsor yang didapat mampu meningkatkan kualitas kegiatan atau tidak, kalau bermanfaat faktornya apa, kalau tidak bermanfaat faktornya apa.
  • Organisasi atau Tim Sponsor, efektif atau tidak cara kerjanya, cara kerja apa yang harus dipertahankan, apa yang harus ditingkatkan, dan apa yang harus dihindar.
  • dsb.

Selamat berkreasi. Bersambung. Salam Pramuka.

Lihat entry/topik terkait :
Penulis :
Anis Ilahi Wh  (Ketua DKD Kwarda DIY  1987 - 1991) diramu dari berbagai sumber.







 
Situs ini merupakan layanan informasi pendidikan kepramukaan yang merujuk ke berbagai sumber yang bisa di pertanggung jawabkan.... Semoga Bermanfaat