Usaha Dana Pramuka (3) : Tata Organisasi Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka

Pengantar

• Pada tulisan bagian 2 tentang Tahapan Kerja Tim Sponsoorship Kegiatan Pramuka telah dijelaskan tahap-tahap yang harus dilakukan dalam menyukseskan upaya mencari sponsor kegiatan. Tata organisasi adalah cara membagi pekerjaan pada masing-masing tahap dalam sebuah model organisasi. Organisasi yang baik harus mampu mewadahi seluruh tahapan kerja, membagi seluruh pekerjaan dan mengatur hubungan kordinasi, pelaporan dan tanggungjawab masing-masing personal yang diserahi tugas.
• Tidak ada bentuk baku organisasi tim sponsorship kegiatan pramuka. Yang harus diperhatikan, bentuk organisasi yang disusun harus mampu membagi habis tugas  perencanaan, penjualan dan negosiasi,  produksi dan implementasi, pertanggungjawaban dan laporan, serta tugas-tugas evaluasi. Masing-masing pekerjaan bisa disatukan namun bisa dibedakan dalam struktur/kotak organisasi yang berbeda, tergantung besar kecilnya kegiatan atau juga tergantung besar kecilnya target sponsor yang harus didapatkan.

Kedudukan Tim Sponsorship dalam Organisasi Kepanitiaan Kegiatan

• Tim sponsorship merupakan bagian dari organisasi besar kepanitiaan sebuah kegiatan.  Oleh sebab itu Tim Sponsor tidak boleh bergerak dan berjalan sendiri, merasa paling penting dan merasa paling dibutuhkan. 
• Tim sponsor harus mampu menjalin kerjasama dengan bagian lain dalam kepanitiaan secara erat, kolaboratif, kordinatif dan saling memahami.  Bentuk organisasi tim sponsor bisa setingkat seksi, setingkat bidang, departemen atau bahkan setingkat ketua atau wakil ketua, di bawah ketua umum panitia. 
• Tim sponsor bisa berkedudukan khusus di bawah ketua kwartir atau ka mabigus, misalnya bisa juga sejajar dengan seksi, bidang, departeman atau ketua-ketua lain dalam sebuah organisasi pelaksana kegiatan pramuka. Jika sejajar dengan bagian lain maka strukturnya akan tampak  seperti tampak pada gambar di bawah ini :

Model Organisasi Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka

Dimanapun keudukannya, hendaknya susunan organisasi tim sponsor disusun secara spesifik, semi mandiri, mampu melakukan "one stop services" pada mitra kerja serta  memiliki ruang kordinasi yang luas, hal ini karena :

1. Pekerjaan sponshorship membutuhkan kecepatan pelayanan baik surat-menyurat, informasi maupun kordinasi. Jika semua menggantungkan pada Panitia Induk maka akan mengalami pelambatan dan bisa kehilangan peluang.
2. Penanganan klien/mitra harus bersifat khusus mengingat keinginan klien/mitra biasanya  sangat beragam dan membutuhkan kedalaman diskusi.
3. Semakin banyak klien/mitra yang menjadi target sponsor akan semakin komplek pula kordinasi, informasi dan pengambilan keputusannya. Mitra/klien sponsor umumnya tidak hanya melayani satu organisasi saja – maka siapa yang lambat akan ditinggalkan.
4. Standar pelayanan dan mutu pekerjaan dari klien/mitra umumnya sangat tinggi sehingga perlu penanganan yang focus dan professional.

Atas sejumlah pertimbangan di atas maka model organisisasi Tim Sponsorship Kegiatan Kepramu-kaan, salah satunya bisa dalam bentuk seperti di bawah ini :

Uraian Tugas dan Sistem Kordinasi

Ketua Tim Sponsorship 

1. Bersama-sama Ketua Panitia dan Ketua lain menyusun kebijakan sponsorship seperti berapa target sponsorship, mana yang boleh disponsorkan mana yang tidak, sponsor mana yang boleh da mana yang tidak.
2. Bertugas memimpin, mengendalikan dan mengontrol seluruh kegiatan sponsor dari mulai perencanaan hingga pertanggungjawaban dan evaluasi.
3. Melakukan kordinasi lintas bidang, misalnya jika ada sponsor yang ingin memberikan hadiah dalam sebuah upacara penutupan, maka Ketua Tim harus berkordinasi dengan Ketua Protokoler dan memastikan hal itu bisa dilakukan.

Tim Sekretariat Sponsorship

1. Memberikan dukungan surat menyurat, dokumen (proposal), kontrak kerjasama kepada Tim Penjualan dan Pelayanan Mitra Kerja.
2. Mendokumentasikan seluruh data, dokumen, informasi  dan material kerjasama sponsorship.
3. Berkordinasi dengan Sekretaris Panitia.

Tim Keuangan Sponshorship

1. Menyusun dan mengendalikan kebutuhan biaya operasional, produksi dan pelayanan mitra kerja.
2. Melaksanakan, mengendalikan dan mempertanggungjawabkan seluruh proses transaski keuangan Tim Sponsorship.
3. Menyusun laporan perkembangan pendapatan sponsor dari waktu ke waktu
4. Berkordinasi dengan Bendahara Panitia.

Bidang/Seksi Perencanaan

1. Menyusun target pendapatan sponsor dan target mitra sponsor (perusahaan/lembaga yang potensial menjadi sponsor)
2. Menyusun  jenis-jenis kreatif sponsorship baik yang berupa media kreatif, kegiatan kreatif, model kreatif panitia dan pelayanan peserta (kaos, topi, tas, slayer, buku panduan dll), kreatif penataan lokasi kegiatan (tong sampah, papan petunjuk, baliho, pintu masuk), dsb.
3. Menyusun paket-paket sponsorship yang menarik baik dari segi harga, jenis materi promosi, jenis kegiatan maupun jenis-jenis sponsor lainnya.
4. Menyusun proposal penjualan sponsorship semenarik dan sekreatif mungkin.
5. Menemani Tim Penjualan dan Pelayanan Mitra Kerja sponsor untuk presentasi, diskusi kreatif dengan mitra sponsor maupun mencar ide-ide baru untuk mempertemukan aspirasi sponsor dengan peningkatan kualitas kegiatan.

Bidang/Seksi Penjualan & Pelayanan Mitra Sponsor

1. Menyusun rencana penjualan/distribusi penawaran proposal sponsorship dilengkapi dengan kontak person yang bisa dihubungi sewaktu-waktu.
2. Mengecek distribusi penawaran proposal apakah sudah sampai sesuai tujuan atau belum
3. Melakukan kordinasi dan informasi untuk meminta waktu presentasi
4. Melaksanakan tawar menawar dan deal dengan pihak sponsor serta memfinalisasi surat perjanjian kerjasama.
5. Menjembatani aspirasi dan kepentingan mitra sponsor dengan Panitia Pelaksana secara kesluruhan agar apa yang menjadi pokok-pokok kerjasama dapat terlaksana dengan baik.
6. Menjalin kerjasama erat dengan mitra sponsor selama kegiatan berlangsung.

Catatan :  Seksi Penjualan & Pelayanan Mitra Sponsor (klien services) sebaiknya 1 orang menangani tidak lebih dari 5 mitra sponsor. Jika mitra sponsor membantu dana dalam jumlah  besar – misalnya sponsor utama maka harus ditangani oleh 1 orang, bahkan bisa lebih.

Bidang Produksi/Implementasi

1. Melaksanakan produksi jenis-jenis media sponsor sesuai dengan order dari Tim Penjualan & Pelayanan Mitra Sponsor.
2. Berkordinasi dengan Tim Penjualan & Pelayanan Mitra Sponsor serta Mitra Sponsor dalam hal pembuatan desaian kreatif, produksi dan implementasi (pemasangan dan distribusi) media sponsor.

Bidang Pelaporan dan Evaluasi

1. Mendokumentasikan seluruh kegiatan sponsorship baik dalam bentuk dokumen tertulis, foto, video maupun bukti-bukti fisik (kaos, topi, dll) untuk menjadi bahan laporan ke mitra kerja.
2. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sponsorship untuk laporan, penagihan atau ucapan terimakasih kepada  mitra kerja sponsor.
3. Melaksanakan evaluasi kegiatan sponsorship.

Selamat berkreasi dalam semengat kemandiriran. Salam Pramuka. Bersambung.

Lihat entry/topik terkait :

• Usaha Dana (1) : Jenis Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (2) : Tahapan Kerja Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (3) : Tata Kerja Organisasi Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (4) : Model Penganggaran Keuangan Kegiatan Pramuka 
• Usaha Dana (5) : Perencanaan Kegiatan Sponsorship Kegiatan Pramuka 
• Usaha Dana (6) : Pemaketan Harga/Biaya  Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (7) : Teknik Menyusun Proposal Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (8) : Teknik Distribusi, Negosiasi, Deal dengan Mitra Sponsor Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (9) : Teknik Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Sponsor Kegiatan Pramuka

Penulis :

Anis Ilahi Wh  (Ketua DKD Kwarda DIY  1987 - 1991) diramu dari berbagai sumber.